Als u een bericht in de vorm van een brief (of pdf-bijlage) naar een klant wenst te versturen, dan kunt u gebruik maken van zogenaamde formulier sjablonen. In dit stappenplan wordt aan de hand van een voorbeeld geschetst hoe u een formuliersjabloon kunt maken en gebruiken.
We beginnen met het aanmaken van een formulier sjabloon. Een sjabloon maakt u aan onder Beheer > Sjablonen > Formulier sjablonen. Klik vervolgens op Nieuw(F7)
1 Stappenplan: Gegevens sjabloon
Bij ieder sjabloon zult u een aantal velden moeten invullen waaronder naam van het sjabloon en dergelijke.
Naam - Hoe wordt het formulier binnen de applicatie genoemd?
Officiële titel - Naam die u het formulier wenst mee te geven. Als u een vinkje plaatst bij ‘toevoegen paginanummers’, zal de officiële titel ook in de voetnoot getoond worden
Bestandsnaam -Naam van het bestand als u deze naar uw computer download
Toevoegen pagina nummers - In de voetnoot van de pagina wel/niet de “officiële titel” tonen in combinatie met “pagina x van x”
Actief in module - In welk menu wordt dit sjabloon getoond
Aanmaken per - Aan wie adresseert u uw sjabloon?
Formulier type | Hier kunt u een categorie kiezen. Deze keuze is louter administratief en heeft geen invloed op de werking van het sjabloon
Model kieswet - In het geval van officiële modellen of openbare kennisgevingen kunt u het model kieswet registreren
Artikel kieswet - In het geval van officiële modellen of openbare kennisgevingen kunt u het artikel kieswet registreren
Artikelnr Procura - Hier kunt u het artikelnummer van Procura registreren
Let op: Neem extra zorg bij het kiezen van Aanmaken per De keuze die u hier maakt is namelijk bepalend voor de werking van de elementen in het sjabloon. Nadat we alle (verplichte) velden hebben ingevuld klikken we op Opslaan(F9). Vervolgens klikken we in het menu op Sjabloon.
2 Stappenplan: Standaard sjablonen (optioneel)
Tip: Maak gebruik van de voorbeeld mails en brieven
Om één van de door Procura meegeleverde sjablonen te gebruiken klikken we op de knop Sjablonen in de menubalk van de teksteditor.sjablonen.png 3.56 KB
Er verschijnt een popup in beeld met een aantal standaard sjablonen. Kies een sjabloon die het meest aan uw wensen voldoet.
Nadat u een standaard sjabloon heeft gekozen, zal deze getoond worden in de editor.
Via de knop Toon voorbeeld(Pdf) of Toon voorbeeld (Docx) kunnen we controleren hoe het sjabloon er uiteindelijk uit komt te zien.
Als u géén standaard sjabloon wenst te gebruiken, dan ziet u een lege pagina.
3 Stappenplan: Het menu
In de editor kunnen we de volgende knoppen gebruiken.Schermafbeelding 2025-08-22 140003.png 13.2 KB
Knoppen op de eerste rij
01 - Wissel tussen de HTML/CSS broncode en de grafische “Word” weergave
02 - Voeg een standaard voorbeeld sjabloon in
03 - Knip tekst en afbeeldingen. (CTRL+X)
04 - Kopieer tekst en afbeeldingen. (CTRL+C)
05 - Plak tekst en afbeeldingen met behoud van opmaak. (CTRL+V)
06 - Plak tekst zonder behoud van opmaak. (CTRL+SHIFT+V)
07 - Plak tekst vanuit Word met behoud van opmaak.
03 - Laat tekst verspringen springen of voeg citaten toe.
04 - Voeg een DIV toe om in de broncode HTML/CSS opmaak toe te passen. Deze knop gebruikt u niet als u niet bekend bent met HTML/CSS
05 - Lijn tekst uit
06 - Voeg in of verwijder een hyperlink en/of bladwijzer
07 - Voeg tabel in
08 - Voeg een horizontale lijn in
09 - Voeg een bijzonder teken in (Bijvoorbeeld: €-teken)
10 - Begin nieuwe pagina
11 - Voeg een afbeelding toeSchermafbeelding 2025-08-22 1400033.png 5.01 KB
Knoppen op de derde rij
01 - Hiermee kunt u het lettertype van geselecteerde stukken tekst aanpassen. Tip: Klik altijd even op Toon voorbeeld(Pdf / Docx) om te controleren of de tekst goed is aangepast.
02 - Pas tekst of achtergrond kleuren aan.
03 - Maak de editor schermvullend en Toon of verberg tekst blokken.
04 - Hiermee kunt u zogenaamde elementen toevoegen. Elementen zijn gepersonaliseerde stukken tekst. De knop om bijvoorbeeld ieder stembureaulid op eigen naam aan te schrijven
05 - Toont informatie over de gebruikte editor.
Tip: De meest gebruikte knop vindt u op de derde rij knop 4. element.png 863 Bytes Hiermee kunt u uw brieven en mails echt personaliseren.
4 Stappenplan: Opmaak aanpassen
We kunnen nu het formulier naar eigen hand gaan zetten. Er wordt gebruik gemaakt van een tekstbewerker die erg lijkt op Microsoft Word, maar in de praktijk wordt HTML en CSS gebruikt. De werking lijkt sterk erg op Microsoft Word maar werkt op bepaalde punten net iets anders dan in Microsoft Word. Wij zullen de belangrijkste verschillen toelichten.
Opmaak
Als u een brief maakt, dan wordt de tekst over de gehele pagina uitgeschreven. Zaken als paginamarge zult u zelf moeten opgeven.
Wij adviseren om een tabel in te voegen. U kunt dan per kolom en rij de hoogte en breedte aangeven. Daarmee kunt u de exacte locatie van teksten en afbeeldingen vastleggen. Als u de randdikte op 0 zet, ziet u de tabel zelf niet terug op de brief.
Voeg een tabel in via de knop
Voeg een tabel in van ongeveer 460 tot 500px breed. Dit komt ongeveer overeen met de breedte van een A4 pagina.
Deel de tabel op door alvast blokken / cellen vast te leggen op welke plek een stuk tekst of afbeelding moet komen.
Klik op Toon voorbeeld (Pdf). Wanneer de tabel de gewenste breedte heeft, kunt u de afmetingen van de afzonderlijke cellen bepalen.
Als u met uw rechtermuisknop klikt op een Cel kunt u via Cel > Celeigenschappen de afmetingen van de geselecteerde cel aanpassen.
Bepaal de afmetingen van de diverse cellen. U hoeft de hoogte doorgaans niet op te geven, de cel wordt vanzelf groter naarmate u meer tekst typt en op enter drukt. De breedte zult u waarschijnlijk wel moeten aanpassen.
Ga door totdat alle cellen de juiste afmetingen hebben. Vergeet niet om telkens op Toon voorbeeld (Pdf) te klikken om te controleren of de opmaak nog steeds naar wens is.
Klik nu met de rechtermuisknop binnen de tabel en klik op Tabeleigenschappen en zet de Randdikte op 0
U heeft nu voor alle tekstblokken en afbeeldingen de positie bepaalt zonder dat u de tabelranden ziet.
5 Stappenplan: Afbeeldingen toevoegen
Afbeeldingen dient u altijd toe te voegen via de knop ‘Gelieve geen CTRL+C en CTRL+V te gebruiken’.
Zorg er eerst voor dat de afbeelding die u wenst te gebruiken op uw computer is opgeslagen. Klik daarna uw muis op de locatie waar de afbeelding moet komen. Klik vervolgens op de knop
In de pop-up klikt u op Bestand kiezen. Ga met de Windows Verkenner naar de afbeelding en klik op Openen
De afbeelding is toegevoegd. Klik nu op Toon voorbeeld (Pdf) om te controleren of de afbeelding groot genoeg is.
Als de afbeelding aangepast moet worden, dan kunt u met de muis dubbelklikken op de afbeelding. Ga vervolgens naar het tabblad Geavanceerd en pas de Breedte en Hoogte aan. Daarna kunt u op Ok klikken.
Als de afbeelding te groot is, dan kunt u de Breedte en Hoogte net zo lang aanpassen totdat de afbeelding naar wens is.
6 Stappenplan: Elementen toevoegen / tekst personaliseren
Het is mogelijk om uw sjabloon te personaliseren. Bij personaliseren kunt u denken aan het tonen van de naam van een stembureaulid, in plaats van elke naam handmatig in typen, kunt u een element toevoegen.
Klik met uw muis op de plek waar de gepersonaliseerde tekst moet komen. Klik vervolgens op de knop Elementen verkiezingenelement.png 863 Bytes Een pop-up verschijnt in beeld. In dit voorbeeld voegen we de persoonlijke naam van stembureaulid toe.
1.png 17.98 KB
Bij Weergave kiezen we altijd voor Element
Het Type element is het onderwerp.
Bij Attribuut kunt u kiezen uit alle mogelijke opties die horen bij het gekozen Type element
Let op: Als het element niet werkt, dan heeft u mogelijk een verkeerde keuze gemaakt bij de inrichting van het sjabloon bij het kiezen van Aanmaken per
Stel als u een brief maakt met Aanmaken per op "Stembureauleden", dan kunt u géén Type element toevoegen genaamd Stembureau.
Uw sjabloon wordt namelijk gemaakt per stembureaulid. Als u de naam van stembureau wilt toevoegen waar het geselecteerde stembureaulid bij is ingericht, dan kiest u voor Type element = Stembureau met als Attribuut = Indeling stembureau
Na het klikken op OK zien we dat er op de gekozen plaats het volgende in de tekst van het sjabloon is gekomen. Daar staat nu {{element#stembureaulid#naam_geachte}}
Als we per ongeluk een verkeerd element hebben gekozen, dan kunnen we met de muis tussen de tekst {{ }} klikken en vervolgens via de knop het element aanpassen.
